Archival رڪارڊ انتظام تنظيم: GOST، هدايتون، دستاويزن، ضابطن. archival رڪارڊ انتظام لاء گائيڊ لائينون

Archival حوالن انتظام ضابطن مقالا ۽ مواد جي صحبت جي موجوده سرگرمين ۾ ملوث نه سان گڏ ڪم ڪرڻ جي اهم ضرورتن تي مشتمل. هنن جي موجوده مطابق ع ۾ آهن ريگيوليٽري فريم ورڪ، ريگيوليٽري دائري پروسيسنگ، جوڙڻ ۽ معلومات جي رکڻ. اهم Archival رڪارڊ انتظام لاء معياري جي بيان جي فريم ورڪ ۾ استعمال شرطن. ۽ جڏھن انھن کي ٽيڪنالاجي ۽ ترقي يافته معلومات ٽيڪنالاجي جي استعمال ۾ اڪائونٽ advancements ۾ مسودن جي. archival رڪارڊ انتظام جي بنياد تي وڌيڪ غور ڪيو وڃي.

Incidence

گائيڊ archival رڪارڊ انتظام لاء حڪومت ادارن تي لاڳو ٿين. اهي به ڪم جي ڪجهه قسمن ۾ مصروف ڌنڌي لاء دعا گهري رهيا آهن. خاص طور تي، ان جي ضابطو لاڳو جي تشريح، رجسٽريشن، پرزرويشن ۽ روسي وفاق جي Archival فنڊ جي دستاويز جي استعمال جي حصي ۾، رياست جي ملڪيت ڪري جو حوالو ڏنو.

enterprises جي Subdivisions، فلم، phonographic، وڊيو، فوٽو گرافي، نقشن، سائنس ۽ ٽيڪنالاجي، telemetry معلومات، جي سامان جي منصوبه بندي ۽ رپورٽنگ ۾ نبيرڻ جي سنڀاليو سان ڪم ڪري.

فرض ۽ عمير AF جي دستاويز جي ٿوري وقت لاء رکڻ لاء لطيف ۾ تنظيمن بڻجي ڪرڻ جو حق sectoral قانون سازي (1993 کان)، سنڌ جي جاگرافيائي بيهڪ (1994 ۽ 1998. کان) جي بنياد مهيا ڪري. هن ريگيوليٽري فريم ورڪ علائقائي اهميت جي قانوني عملن کي بڻجي. سمجهيو ضابطن دستاويز تي لاڳو نه ٿو، جو ڪم آهي ته وفاقي قانون جي طرفان regulated آهي 30.11.1995 کان 5485-1 ۽ صدارتي حڪم № 1203 №، جو

مڪمل

اهو معرڪو يونٽ جي دستاويزي بنيادي طور هڪ منظم replenishment آهي. Picking determining شامل آهن:

1. ذريعن.
2. مواد حاصل ڪيو وڃي ٿو جو وجهي.

هن سرگرمي جو حصو به کائي کي دستاويز جي سڌي منتقلي جا پيروڪار آهي. ذريعن آهن جيئن:

1. معرڪو يونٽ.
2. جسماني طور ماڻهن.
3. ماتحت ڍانچي.

مواد جي انشا

archival رڪارڊ لاء انتظام عبرت ڪندو آھي ته حصول عارضي (10 سالن کان) پرفارم ڪيو آهي ڪيس ۽ مستقل رکڻ. به عملي تي معلومات summarizes. ڪيس کان به گهٽ 10 سالن جي جتي إلى زندگي، هڪ راڄ جي طور تي، جو لطيف منتقل نه آهن. چيائون ته معرڪو جي لاڳاپيل حصن ۾ موجود آهن. اهڙي شيء جي إلى زندگي جي آخر ۾ ناس ٿي وڃن ٿا. انفرادي شخصيت جي تفصيل جي مالڪ جي درخواست تي منتقل ڪري رهيا آهن. تنهن کان پوء، اهي مستقل مواد لاء رياست لطيف ڏانهن موڪليا ويا آهن. جي منتقلي به مواد Enterprises precursor ۽ liquidated ماتحت جوڙجڪ ٿي ويندو.

Archival رڪارڊ انتظام ۽ nomenclature

مجاز ملازمن معرڪو معلومات مواد سان ڪم سرانجام ڏئي، ڪيس جي هڪ منظم فهرست ڪر. هن چيو ته nomenklatura سڏيو. ان جي ٺهڻ تي اشارو ڏئي جي إلى زندگي مواد. archival رڪارڊ لاء انتظام مينوئل جي nomenclature جي مسودن ۾ نگراني ۽ خدمت روزي جي سهولت لاء جي اجازت ڊويزن prescribes. منظم فهرست مستقل ۽ عارضي (مٿي کي 10 سال) رکڻ جي معلومات مواد جي inventories جي ٺهڻ لاء بنياد جي حيثيت ڏي ٿو. Nomenclature به هڪ اهم اڪائونٽنگ سند آهي. اهو ٿوري وقت لاء رکڻ جي ڪيس جي رجسٽريشن، گهٽ کان 10 سالن جي مدت سميت لاء استعمال ڪيو ويندو آهي. هن قائم nomenclature systematization اسڪيم جڏهن وضو ڪارڊ فائيل عملن کي ترقي استعمال ڪري سگهون ٿا.

درجيبندي

archival رڪارڊ رکڻ جو بندوبست nomenclature جي ٽن قسمن تي پيروڪار آهي:

1. عام.
2. نيڪ تمنائون.
3. فرد (هڪ خاص صحبت لاء).

پهرين ساڳي ادارن ۾ ٺاهيل جي مواد جي انشا determines. معياري nomenclature هڪ ريگيوليٽري سند ٿي سمجهيو ويندو آهي. ذري گهٽ systematization enterprises آهي ته ان عمل جي ٻ آهن لاء معلومات مواد جي ذري گهٽ انشا determines، جي انڊيڪس اهو ظاهر. اهو هڪ recommendatory ڪردار ڪيو آهي. systematization جي انهن قسمن جي هڪ فرد جي حد جي ٺهڻ ۾ استعمال ڪيو ۽ تبديلين کان سواء ان ۾ منتقل.

تياري خصوصيت

archival معرڪو رڪارڊ انتظام بنيادي ڍانچي يونٽ جي nomenclature مطابق ۾ لازم صورت ۾ systematized لاء دستاويز. جنهنڪري اتفاق ڪيو وڃي ۽ سائن ان جي اڳواڻن جي.

سنڌ جي ڪاروباري طبقي جي nomenclature جي عام صورت ۾ ڪيو وڃي ٿو. اهو ئي کائي جو سر يا چارج ۾ انسان، خدمت روزي يا هڪ بااختيار ملازم جي سر جي پير جي initialed آهي. Nomenclature جي ماهر ڪميشن جي منظوري ضروري ٿي، ۽ پوء ان جي صحبت جي ڊائريڪٽر جي منظوري ڏني. اهي طريقا ڪڍي کڻي کانپوء معرڪو جي بنيادي ڍانچي ڊويزن جي سربراهن جي لاڳاپيل سيڪشن جي ست لڳايا.

جي اچڻ سال جي موجوده دور جي آخري ٽه ماهي ۾ ٺاهي لاء nomenclature. Harmonization 5 سالن ۾ گهٽ ۾ گهٽ 1 وقت جا پيروڪار آهي. توهان جي جوڙجڪ ۽ معرڪو جو ڪم، هڪ نئين nomenclature تبديل جيڪڏھن.

معاملن compiling لاء طريقيڪار

پاڪستان ٺهڻ جي nomenclature مطابق ۾ پرفارم ڪيو عملن grouping سڏيو. Archival رڪارڊ انتظام تنظيم جي فولڊر جي نالي سان مطابق ۾ معلومات جي systematization شامل آهن. نقل ڪاپيون ۽ مسودا جي grouping اجازت نه. هن کان سواء اعلي-قدر گاڏيون آهن. هڪ اخبار فولڊر موٽي وڃي ۾ پيل نه هجي.

ٻئي بنيادي ڍانچي يونٽ، ۽ مٿي ڊويزن - رکڻ archival رڪارڊ رکندي هڪ centralized انجڻن ۽ مواد جي خدمت جي معلومات جي روزي تي، ۽ هڪ decentralized ۾ پرفارم ڪيو آهي. Grouping جي ماڻهن کي اسٽوريج ميڊيا جي حفاظت لاء ذميوار جي سڌي سڄاڻ هيٺ پرفارم ڪيو آهي. جيڪڏهن ضروري آهي، جو رياست آرڪائيو جي ملازمن کي ملوث ٿي سگهي ٿو.

اهم گهرج

Archival رڪارڊ انتظام ضابطو جي ضرورتن جي مطابق جا پيروڪار آهي. سان جي فولڊرن نظر ايندا ۾ معلومات carriers هيٺيون گھربل ضرورتن ڪرڻ جي ضرورت آهي:

1. ٿوري وقت ۽ مستقل رکڻ جي لاء مواد الڳ ڏسبا.
2. هن فولڊر هڪ ڪاپي جي ڪاغذن جي هر ۾ شامل آهي.
3. هن فولڊر هڪ ڪئلينڊر سال لاء موجود مواد هجڻ گهرجي. هن ريگيوليشن جي، تنهن هوندي به، ڪو پاسو آهي. انهن ۾ شامل آهي:

• ذاتي فائلون، جنهن جو واسطو ملازم جي پوري مدو تي قائم آهن؛
• مواد ۽ انھن سان چونڊيل بيٺل ڪميٽين، ڊپٽي گروپن، ڪانووڪيشن جي دور ۾ regimented جي جوڙجڪ؛
• ڪاغذ جي تعليمي ادارن، بيان ۽ هڪ اسڪول سال ۾ مقتدر؛
• theatrical مواد، سنڌ جي مند جي سرگرمين characterizing؛
• تاريخ، ۽ پوء تي.

هن فولڊر ۾ 4 کان وڌيڪ نه سي جي ٿولهه ۾ گهٽ کان 250 تختيون ٿي هجڻ ضروري آهي.

انتظامي عملن جي Grouping

Archival رڪارڊ انتظام معلومات carriers جي مختلف قسمن جي systematization جي ضرورت آهي. اهي گڻ ۽ انتظامي ڪم به شامل آهي. هنن جو قسم ۽ اپليڪيشن جي سلسلي موجب مقتدر آهن:

1. ريگيوليٽري عملن جي منظوري ڏني statutes جو سامان، annexes طور تي ڪم. هنن گڏجي ڏسبا. جي روزي، ضابطو، statutes الڳ عملن جي طور تي منظور ڪيو ويو آهي ته، کين فرد ڪيس ۾ systematize.
2. حڪم ۽ انهن تي عمل ڪرائڻ جي لاء اعلي اڏاوتن جي فيصلن جو معرڪو جي علائقن جي ڏسبا.
3. اهلڪار ڌرڻا ختم ڪرڻ حڪم، هن جي حافظي جي دور موجب systematized. معلومات مواد جي هڪ وڏي مقدار سان گڏ، ان جي صحبت جي مختلف پاسن تي ڪم ضروري الڳ الڳ گروپ.
4. سرگرمي جي اهم علائقن ۾ حڪم عملي تي ڪم کان الڳ systematized آهن. مثال طور، archival رڪارڊ انتظام جي حڪم جي ساڳئي فولڊر ۾ شامل آهي، ۽ ڊويزن ذميوار جي سر جي مقرري - ٻئي کي.
5. منظور جون حدون، رپورٽ، ڪاٿي، itemized فهرستن، جو منصوبو ۽ پوء تي. انھن منصوبن کان الڳ مقتدر.
6. ذاتي فائلون ۾ دستاويز جي مقام جو حڪم انھن ملي رهيا آهن ۾ پيروڪار آهي.
7. منهن جا عملي اجورو بل الڳ فولڊرن ۾ systematized. اهي صورتخطي جي لحاظ کان امان ۾ بندوبست آهن.
8. ڏکن، تجويزون، شهرين 'جي صحبت جي سرگرمين بابت شڪايتون، سندن غور ۽ عمل ڪرائڻ جو رڪارڊ ذاتي معاملن لاء ماڻهن جي شڪايت کان الڳ ڏسبا.
9. correspondence جي Systematics عام طور ترجمو ترتيب ۾ هڪ ڪئلينڊر جي دور ۾ پيروڪار آهي. هن معاملي ۾، جي جواب جي سوالن کان پوء رکيا ويا آهن. هڪ خاص موضوع آهي، جنهن کي گذريل سال ۾ لڳو تي correspondence جي تجديد جي صورت ۾، جنهن ۾ دستاويز جي موجوده دور جي فولڊر ۾ شامل آهن. هن معاملي ۾ گذريل سال جي انڊيڪس اشارو.

safekeeping لاء قبول معلومات carriers بڻائي

Archival رڪارڊ انتظام ڪاغذي دستاويز سان ڪم ڪري، بنيادي ڍانچي يونٽ جي ضرورتن جو هڪ انگ روزي ڏيندو آھي. carriers بڻائي جزوي يا مڪمل ٿي سگهي ٿي. اهو رکڻ وقت تي دارومدار. سڄو رجسٽريشن ٿوري وقت دستاويز (10 سالن کان مٿي)، هڪ مستقل مواد، گڏو گڏ عملي تي ڪم جي سلسلي ۾ جا پيروڪار آهي. اهو شامل:

1. Hardcover / binder فولڊر.
2. هن جا پردا جو ڳاڻيٽو.
3. هن صفحي-شاھد وٺي ويئي.
4. اندروني شفقت جي تاليف جيڪڏھن ضروري آهي.
5. جي تفصيل لاء adjustments ٺاهڻ جو پردو چادر. چيائون ته معرڪو، فولڊرن جي رجسٽريشن نمبر، پيريء هيون، ۽ پوء تي جي نالي سان ھٿ ڪري سگهو ٿا.

ٿوري وقت لاء رکڻ جي لاء مواد، گهٽ کان 10 سالن جي مدت، حصي ۾ ٺھيل شامل آهن. پوء، جي فولڊر ۾ ضمانتون جي systematization ٻاهر آڻڻ جي اجازت نه، نمبر جي فهرستن جي نه، يقين سلفي جي ٿي نه ڪندا آھن.

nuances

Archival رڪارڊ انتظام - هڪ سرگرمي جنهن ۾ ماهرن صرف حفاظت معلومات carriers نه مهيا ڪرڻ، پر ان سان گڏ ڪم ڪرڻ جو موقعو جي ضرورت طالع گهرجي. هن آخر تائين، جي عملن جي فولڊر جوڙڻ، هڪ cardboard ڪپڙا ۾ چار puncture جي درخواست داخل ڪئي. هنن کي به گورنر حجاج بن، قراردادون، جي سڀ ڪاغذ ۾ ويزا جي رمارڪس پڙهڻ جو امڪان سٺن نيل ڪرڻ جي اجازت آهي.

سڀ ڌاتو fasteners جي grouping لاء تيار ۾ ڇڏيا آهن. مستقل رکڻ لاء ۽ خاص طور تي قابل قدر يا unformatted عملن جي consisting لاء ارادو مواد فولڊرن ۾ موجود آهن strings سان يا خاص باڪس ۾ ٽي-والو ھاسٽل.

جڏهن هڪ ذاتي نوعيت جي ادعوا دستاويز (ڪم ڪتابن، ڪارڊ، فوجي ڪارڊ، وغيره) ۾ موجود. انهن کي هڪ جدا لفافي ۾ وجهي ۽ مواد جي آرام ڪرڻ لاء ان کي درخواست داخل ڪئي آهي. فولڊر جي آخر ۾ موجود هڪ خالي ورق-شاھد ٿي هجڻ ضروري آهي. اندروني شفقت لاء فولڊر sutured فارم جي شروعات ۾. جي حفاظت ۽ عربي numerals سان نمبر پيپر جي هر ورق جي بندوبست جي حڪم کي يقيني بڻائي. هن راڄ شفقت جي صفحي، ۽ شاھد ھج فارم تي لاڳو نٿو ٿئي. تعداد قلم ۾ اپر حق ڪنڊ ۾ ڦٽو آهي.

چادر-شاھدي

اهو حڪم موجب ڪيو ويندو آهي. اهو لفظ ۽ انگن اکرن تي مشتمل آهي:

1. ڳاڻيٽو سان تختيون جو تعداد.
2. اندروني شفقت جي صفحن جو تعداد.

هن چادر-شاھد به specificity ڳاڻيٽو چيو ويو آهي. خاص طور تي، اهو طئي ڪرڻ ته ڇا اتي lettered indexes، ضابطا، glued فوٽو گرافي، وڏي فارميٽ صفحا، ۽ پوء تي کڻي صفحو نمبر غائب ٿي. ان کان سواء، هن چادر تي، جي فولڊر ۾ ڇپائي brochures جي موجودگي ظاهر آهي ته اهي سنڌ جي مکيه ڳاڻيٽو ۾ لڳل نه ڪيو ويو. چادر-شاھد vised compiler. جي ڪيفيت ۽ فولڊرن جي انشا ۾ پوء تبديلين جي لاڳاپيل عملن جي حوالي سان کيس ۾ لڳل ڪيو وڃي. اهو هڪ فولڊر يا ان ۾ سند جي آخري صفحي جي هڪ خالص turnover جي عنوان صفحي تي ميڪ چادر-شاھدي جي اجازت نه آهي.

اندروني شفقت

ان کي رکڻ لاء ۽ (10 سالن کان) معلومات له وقت اڪائونٽنگ ۽ مسلسل مواد لاء ٺهيل آهي. اندروني شفقت جيئن دستاويز، ڳوليو جنهن جي موڪليل پڌرو نه هئا جو varieties جي پيدا جاه لاء مرتب ڪيو. هن فارم فولڊر indexes، ڳوليو، هيون، ۽ صفحي نمبر ۾ ڊرون حملن جي سيريل نمبر تي ڊيٽا پيش ڪرڻ گهرجي.

اندروني شفقت لاء انسيت خلاصو رڪارڊ. اهو انگن اکرن ۽ لفظن ۾ ان ۾ شامل دستاويزن جي انگ، گڏو گڏ ان جي نظر ايندا تختيون جو انگ سمجهن ٿا. اندروني شفقت compiler Endorses. هڪ فولڊر سگهندو يا stapled آهي ته صورت کان سواء، جي مرتب ڪيل فهرست جي اڳيان ڪپڙا جي اندر انسيت آهي.

مواد جي انشا ۾ تبديلين جي فولڊر "نوٽ" ۾ ڌيان ڪرڻ گهرجي. خاص ان کي ختم ڪرڻ، هڪ فولڊر ۾ اضافي دستاويزن سميت پيپر ڪاپيون، جو متبادل وهم. هڪ ئي وقت ۾ سنڌ جي لاڳاپيل عملن کي حوالن نازل ڪر. جيڪڏهن ضروري آهي، هن چادر جي نئين داخلا اندروني شفقت summarizing، گڏو گڏ فولڊر حاضر جي لکت جي قائم ڪري سگهجي ٿو.